Kampus punya tugas besar untuk mendidik, meneliti, serta mengabdi kepada masyarakat. Sayangnya, tiga tugas besar yang biasa dirangkum sebagai Tridharma Perguruan Tinggi ini kerap terbengkalai karena kampus disibukkan urusan administrasi.
Hal itulah yang diungkapkan oleh Rektor Universitas Muhammadiyah Bulukumba Jumase Basra. Jumase menuturkan, sedikitnya ada empat persoalan administrasi yang kerap dihadapi kampus. Mulai dari input data secara manual yang rawan salah dan duplikat karena kesalahan manusia, banyaknya aplikasi, rumitnya alur administrasi, hingga sulitnya mengolah data.
Padahal, era digital menuntut perguruan tinggi untuk mampu beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi.
"Kami memerlukan solusi dari permasalahan ini, sehingga ke depan Universitas Muhammadiyah Bulukumba dan kampus di seluruh indonesia jadi salah satu perguruan tinggi yang aman datanya. Dan bisa berfokus dalam melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi,” ungkap Jumase, dalam keterangan tertulis diterima Techverse.asia, Kamis (3/11/2022).
Sebagai upaya membantu universitas menyelesaikan masalah administrasi mereka, Pengembang Aplikasi SEVIMA Dicky Pradana kemudian berbagi tips untuk memecahkan urusan administrasi kampus. Berikut sejumlah tips yang bisa diterapkan kampus, untuk memecahkan persoalan keadministrasian
Integrasikan Sistem
Teknologi membuat banyak hal dapat dikerjakan secara sekaligus. Melalui sistem akademik yang terintegrasi, banyaknya urusan administrasi dapat terpecahkan. Karena ketika sistem akademik tidak saling terintegrasi, justru akan menghambat pengelolaan perguruan tinggi.
Oleh karena itu, kampus perlu menggunakan sistem akademik terintegrasi. Satu aplikasi yang ketika datanya diketik ke dalam sistem, dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi keuangan, akreditasi, hingga kelulusan mahasiswa. Satu kali klik untuk semua kebutuhan.
Kembangkan Aplikasi secara Berkelanjutan
Kerap kali aplikasi dibuat dengan meriah di awal. Namun selanjutnya tidak dirawat, diperbaiki, dan dikembangkan. Tak sedikit kampus yang terjebak pada kondisi ini.
Belajar dari hal tersebut, SEVIMA mengembangkan aplikasi yang berkelanjutan seperti siAkadCloud dan Gofeeder. Sejak tercipta pada 2017, SEVIMA siAkadCloud sudah memfasilitasi 700 perguruan tinggi dan 2,5 juta dosen mahasiswa yang merasakan manfaat. Setiap bulan aplikasi SEVIMA juga diperbarui (update) untuk memenuhi kebutuhan terbaru dari kampus.
“SEVIMA memiliki aplikasi berlangganan tiap bulan maupun yang gratis bisa diunduh dan diinstall di server sendiri. Aplikasi tersebut secara rutin diupdate. Komunitas SEVIMA yang tersebar di seluruh Indonesia juga saling menyumbang saran, masukan, serta solusi atas fitur baru selanjutnya,” ungkap Dicky.
Memiliki Blueprint Pengembangan
Selain aplikasi yang berkelanjutan, Dicky mengungkap, aktivitas di kampus juga perlu berkelanjutan.
Untuk mendukung itu, kampus perlu memiliki blueprint pengembangan. Misalnya tentang data, setelah data dikumpulkan lengkap (100%), maka berikutnya data juga harus dipastikan valid. Karena data yang valid akan membuat kampus memperoleh akreditasi yang terbaik.
Gotong Royong dan Dukungan Pimpinan
Apapun langkah yang ingin diambil untuk meraih kemudahan dalam kelola data, semua itu idak bisa terlaksana jika pucuk pimpinan kampus belum memberikan dukungan.
Pasalnya, beragam permasalahan nantinya dapat muncul saat perubahan dilakukan.
Mulai dari keterbatasan sumber daya manusia, kebiasaan dosen dan mahasiswa yang masih terbiasa melakukan administrasi secara manual.
"Sampai kaitannya dengan ego sektoral, di mana antar bagian kampus belum mau bekerjasama," terangnya.
Kebijakan strategis dari pimpinan serta komitmen dari seluruh civitas akademika juga sangat diperlukan.
"Sistem akademik bukan hanya soal teknologi, tapi juga soal habit," kata dia.
Dan upaya penting terakhir, yang wajib ada untuk bisa menerapkan langkah-langkah tadi adalah Komitmen dari semua civitas akademika, untuk melakukan perubahan ke arah digital juga tidak kalah penting.
